Planen innan ni lämnar rummet

Tekniken har funnits i över tre år. Alla har den i Teams. Och ändå: strategidagar, ledningsgruppsmöten, planeringsmöten. Ni sitter kvar efteråt och bygger planen för hand i PowerPoint, från minnet, precis som för fem år sedan.

Det gör mig upprörd, ärligt talat. Inte för att tekniken är svår. För att den enkla saken inte görs.

Ni fastnar på fel fråga

Varje gång någon testar att spela in ett möte blir samtalet detsamma. Transkriptionen är inte helt korrekt. Det blev ett syftningsfel. Vilken modell är egentligen bäst. Efter tre år med det här vet jag att allt det är sekundärt.

Det viktiga är att få in er egen content. Samtalet, tillsammans med anteckningarna, med agendan, med planen ni redan skissat. Det är kontexten som gör allt. Prompten är den lilla delen. Och den mesta energin läggs på precis det som spelar minst roll.

Den enkla saken

Kasta in samtalet, anteckningarna och agendan i samma fråga. Claude, ChatGPT, det spelar mindre roll -- men en betaltjänst. Gratisversionen ger er en avkortad summering. Och när ni arbetar med en strategi är avkortat detsamma som värdelöst. Ni behöver tillräckligt med data ut.

Sen sitter en människa i loopen. Det första svaret är inte sanningen. Ni itererar två, tre gånger. Ni fångar nyansen som föll bort, personen som inte fick rätt uppgift. Det är en process och ni styr den. Men resultatet ligger inte i närheten av en plan ni skrev själva i efterhand, ensamma, klockan sex på kvällen.

Varför det inte får automatiseras

Här dyker alltid tanken upp. Och den kommer snabbt: kan vi inte automatisera det här? Bygga ett flöde som spelar in, transkriberar och lägger fram planen av sig själv?

Nej. Och det är värt att säga tydligt varför, för det är ingen teknisk invändning.

Det finns ingen intelligens i modellen som väger just er situation. Det är en prediktion av vad andra formulerat förut. Den vet inte vilken av era avdelningar som redan är överbelastad, att personen som fick huvudansvaret slutar om en månad, att förra årets plan föll på exakt den punkt ni är på väg att upprepa. Den kan inte veta det ni inte skrev in. Och den bryr sig inte om vad slutsatsen tillhör.

Därför är människan i loopen inte en kvalitetskontroll man lägger till på slutet. Den ÄR arbetet. Det är i iterationen -- när ni läser första utkastet och säger att nej, det där blev fel, det var inte så vi menade -- som planen faktiskt blir er. Automatiserar ni bort det steget har ni automatiserat bort värdet och behållit transkriptionen, som var den del som betydde minst.

En strategiplan ni lagt en heldag på är för viktig för att lämnas till ett tredjepartsflöde som ingen äger. Poängen är inte att spara bort mötet. Poängen är att flytta mötesdiskussionen till en handlingsplan. Och den förflyttningen är mänsklig.

Fråga den heller aldrig ja eller nej. Ett prediktionssystem ska strukturera ert arbete, inte fatta ert beslut.

Gör det innan ni går hem

Det bästa läget är sista passet. Ni har haft er dag, ni har diskuterat, whiteboarden är full. Innan ni bryter: tryck på knappen, skicka in dagen, lägg upp resultatet på skärmen. Dela det. Reflektera tillsammans. Justera direkt medan alla är kvar och minns vad som sades.

Då går ingen därifrån med känslan av ett bra möte och inget mer. Alla går därifrån med dagens handlingsplan. I morgon börjar ni arbeta i stället för att sammanfatta.

Skillnaden mellan de två är ett knapptryck och en människa som orkar iterera. Att så få tar den skillnaden är det enda svåra i hela saken.

Se även: Ge mig insikter, inte beslutet (serie 34) och Det är I:et i AI som gör det (serie 39).