Nittionio procent i huvudet

Ett team skriver ner nästan ingenting av det det kan. Rapporterna, dokumenten, den där wikin ingen uppdaterar. Det är en procent. Resten, de nittionio, sitter i huvuden. Instinkter, halva minnen, känslan av att något är fel innan någon kan säga varför. "Fråga henne, hon var med då." Det är där kunskapen faktiskt bor och det är den ni aldrig ser.

En procent syns, resten gör det inte

Kunskap i ett huvud är osynlig för alla andra. Den går inte att söka i. Ingen kan bygga vidare på den, för ingen vet att den finns förrän de råkar fråga rätt person om rätt sak. Ett team kan sitta på svaret på sin egen fråga och ändå leta i en vecka, för svaret fanns i ett huvud som var upptaget med annat.

Och den bleknar. Det där projektet du kunde utantill för ett år sedan är ett grovt intryck idag. Detaljerna som var självklara då är borta nu. Inte för att de var oviktiga, utan för att ett huvud är en dålig plats att förvara något på länge.

Och så går den hem

Det värsta är inte att kunskapen är osynlig eller att den bleknar. Det är att den har ben. Den går hem klockan fem, den är ledig i juli och en dag säger den upp sig. När en person med tjugo års erfarenhet lämnar ett team lämnar inte en tom stol. Det lämnar nittionio procent av allt den personen visste, och nästan inget av det fanns någon annanstans än i huvudet.

Det är inte en personalfråga. Det är en kunskapsfråga som råkar se ut som en personalfråga.

Att få ut det

Vi behandlar det som att fånga kunskap är overhead. Något man gör sen, när det finns tid, vilket är aldrig. Så den stannar där den är. Men i samma sekund som den är ute ur huvudet och på ett ställe teamet når, slutar den vara en persons bleknande minne. Den blir något ni äger tillsammans.

Det behöver inte vara jobbigt. Ofta räcker det att säga det. Prata igenom mötet, resonemanget, varför beslutet blev som det blev. Och låt ett system fånga det och koppla in det där det hör hemma. Det jag säger på två minuter är mer kontext än det jag orkar skriva på tjugo. Det är därför jag byggde deep-thought runt just det. Inte för att ersätta huvudet, utan för att sluta lita på det som enda lagringsplats för sådant hela teamet behöver.

En procent är inte problemet

Det ni skrev ner är sällan problemet. Det ni aldrig skrev ner är det. Nittionio procent av det ert team kan finns bara i huvuden, och huvuden går hem på kvällen och säger till slut upp sig.

Kunskap som bara finns på ett ställe är kunskap ni redan håller på att förlora. Den enda frågan är hur mycket och hur snabbt.

Se även: Resten blir gammalt (serie 42) och Vad hade hänt om vi spelat in det här? (serie 36).